Tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi: 4. marraskuuta 2026

Tässä selosteessa kerrotaan, miten HatchGrab Ltd (”me”, ”meitä”, ”meidän”) kerää ja käyttää henkilötietoja kahdessa toisiinsa liittyvässä palvelussa:

• HatchGrab (hatchgrab.com) — ohjelmisto, jolla ruokarekkayrittäjät vastaanottavat ja hallinnoivat tilauksia.
• Village Foodie (villagefoodie.co.uk) — julkinen hakemisto, joka auttaa ihmisiä löytämään lähellään myyviä ruokarekkoja.

Seloste koskee myös HatchGrabin iOS- ja Android-sovelluksia puhelimille ja tableteille.

Jos tulit tänne vain siksi, että tilasit ruokaa ruokarekalta, sinua koskee kohta ”Jos tilasit ruokarekalta”.

Joissakin maissa sovelletaan lisäsääntöjä. Jos ne koskevat sinua, ne löytyvät sivultamme Maakohtaiset ehdot, joka on osa tätä selostetta.

1. Keitä olemme

HatchGrab Ltd on Englannissa ja Walesissa rekisteröity yhtiö.

• Yritystunnus: 17381557
• Rekisteröity osoite: Rosedale, Bury Road, Wickham Street, CB8 8PD, United Kingdom
• Yhteystieto tietosuojaa koskevissa kysymyksissä: privacy@hatchgrab.com

Olemme rekisterinpitäjä kohdissa 3 ja 5 kuvattujen henkilötietojen osalta. Kohdassa 4 kuvattujen tietojen osalta toimimme henkilötietojen käsittelijänä sen ruokarekan lukuun, jolta tilasit.

2. Kaksi eri rooliamme

Tämä ero on tärkeä, joten se kannattaa todeta selvästi.

Kun olet HatchGrabia käyttävä ruokarekkayrittäjä, olemme tilitietojesi rekisterinpitäjä. Päätämme, mitä keräämme ja miksi, ja voit käyttää oikeuksiasi suoraan meitä kohtaan.

Kun olet asiakas, joka tilaa ruokaa ruokarekalta, ruokarekka on tilaustietojesi rekisterinpitäjä. Se päättää, mitä se kerää ja miten se käyttää tietoja. Me käsittelemme näitä tietoja sen lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti sen käyttämän ohjelmiston tarjoajana. Jos haluat tilaustietosi poistettavan tai oikaistavan, ensisijainen yhteystaho on ruokarekka — voit kuitenkin ottaa yhteyttä myös meihin, ja autamme sinua.

3. Jos olet ruokarekkayrittäjä

Mitä keräämme

• Tilitiedot: nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja asettamasi salasana (tallennetaan ainoastaan kryptografisena tiivisteenä — emme koskaan näe tai tallenna itse salasanaa).
• Yritystiedot: toiminimi, yrityksen yhteyssähköposti ja -puhelinnumero, yrityksen osoite, logo, ruokalista, hinnoittelu, aukioloajat ja myyntiaikataulu.
• Käyttötiedot: mitä ominaisuuksia käytät, käsitellyt tilaukset ja muuttamasi asetukset.
• Laitetiedot: mobiilisovellusten osalta luomamme laitetunniste, laitteen käyttöjärjestelmäalusta ja push-ilmoitusten tunniste, jos otat ilmoitukset käyttöön.
• Tukeen liittyvä viestinvaihto: kaikki, mitä lähetät meille sähköpostitse tai viestillä.
• Maksu- ja laskutustiedot, jos ja kun maksulliset tilaukset otetaan käyttöön. Korttitietoja käsittelee maksupalveluntarjoajamme, eikä niitä koskaan tallenneta järjestelmiimme.

Miksi käytämme tietoja ja käsittelyn oikeusperuste

Kun käsittely perustuu oikeutettuihin etuihin, etumme on luotettavan palvelun ylläpitäminen ja kehittäminen. Olemme arvioineet oikeutesi emmekä katso, että tämä käsittely syrjäyttää ne. Voit vastustaa käsittelyä milloin tahansa — katso kohta 8.

Biometrinen lukituksen avaus. Jos otat sovelluksessa käyttöön Face ID:n, Touch ID:n tai sormenjälkitunnistuksen, tarkistus tapahtuu kokonaan laitteellasi ja sen hoitaa käyttöjärjestelmä. Emme koskaan vastaanota, näe tai tallenna biometrisiä tietoja. Saamme ainoastaan kyllä- tai ei-tuloksen.

Toimintaan vaadittavat asiakirjat. Jos säilytät todistuksiasi, vakuutuksiasi ja muita toimintaasi vaadittavia asiakirjoja HatchGrabissa, tallennamme tiedostot ja niiden yhteydessä tallentamasi tiedot. Kun lataat asiakirjan, lähetämme sen Googlen Gemini-palveluun, samaan, joka lukee ruokalistat, jotta se voi täyttää esimerkiksi asiakirjan myöntäjän ja viimeisen voimassaolopäivän; tarkistat tiedot ennen kuin mitään tallennetaan. Asiakirjojasi jaetaan vain niille henkilöille, joille itse päätät lähettää ne, vanhenevien linkkien kautta, ja säilytämme niitä, kunnes poistat ne tai suljet tilisi.

4. Jos tilasit ruokarekalta

Kun teet tilauksen ruokarekan tilaussivun kautta, keräämme seuraavat tiedot ja välitämme ne kyseiselle ruokarekalle:

• Nimesi.
• Sähköpostiosoitteesi, jos annat sen, jotta ruokarekka voi lähettää sinulle vahvistuksen ja ilmoittaa, kun tilauksesi on valmis.
• Puhelinnumerosi, jos annat sen.
• Tilauksesi: tuotteet, lisäämäsi huomautukset tai allergiatiedot, noutoaika ja summa.

Emme myy näitä tietoja, emme käytä niitä omaan markkinointiimme emmekä jaa niitä muille ruokarekoille. Käytämme niitä ainoastaan tilauspalvelun tarjoamiseen sille ruokarekalle, jolta tilasit.

Ruokarekka päättää, kuinka kauan se säilyttää tietojasi ja miten se on sinuun yhteydessä jälkikäteen. Tähän sovelletaan ruokarekan omia tietosuojakäytäntöjä. Jos et ole varma, mikä ruokarekka on kyseessä, ota meihin yhteyttä osoitteeseen privacy@hatchgrab.com, niin ohjaamme sinut sen luo.

Allergeenitiedot. Jos ruokarekka julkaisee allergeenitietoja, näytämme sen, minkä ruokarekka on vahvistanut. Emme tarkista tietoja itsenäisesti. Kerro vakavasta allergiasta aina suoraan ruokarekalle.

5. Jos vierailet verkkosivustoillamme

Keräämme automaattisesti perustason teknisiä tietoja: IP-osoitteen, selaimen tyypin, laitteen tyypin, katsotut sivut ja sivuston, jolta saavuit. Käytämme näitä tietoja sivustojen toimivuuden ja turvallisuuden ylläpitämiseen sekä ymmärtääksemme, mitkä sivut ovat hyödyllisiä.

Evästeet ja selaimen tallennustila. Käytämme evästeitä ja selaimesi paikallista tallennustilaa vain silloin, kun ne ovat ehdottoman välttämättömiä sivustojen toiminnan kannalta — sisäänkirjautumiseen, ostoskorisi säilyttämiseen, asetustesi, kuten maasi ja postinumerosi, muistamiseen sekä esittelyä kokeillessasi sen muistamiseen, mitkä esittelytilaukset olet tehnyt. Emme käytä mainos- tai seurantaevästeitä emmekä seuraa sinua muilla verkkosivustoilla.

Tuoteanalytiikka. Käytämme PostHogia ymmärtääksemme, mitä sivuja ja ominaisuuksia käytetään: katsotut sivut ja klikkaukset sekä perustiedot selaimesta ja laitteesta. Se ei tallenna selaimeesi mitään — ei evästeitä eikä paikallista tallennustilaa — joten se ei voi tunnistaa sinua käynnistä toiseen. Se ei ole käytössä yrittäjän ohjauspaneelissa, keittiönäytössä tai hallintasivuilla eikä ruokarekkojen sivuilla, jotka näytetään yrittäjän omalla verkkosivustolla. Se on käytössä HatchGrabin esittelyssä, jossa näytetään esimerkkikeittiönäyttö.

Voit estää tai poistaa evästeitä selaimesi asetuksista, mutta osa sivustosta voi lakata toimimasta, jos estät välttämättömät evästeet.

Jos kokeilet HatchGrabin esittelyä

Kun luot esittelyn HatchGrabin verkkosivustolla, pyydämme sähköpostiosoitettasi. Käytämme sitä lähettääksemme sinulle linkin esittelyysi, ja voimme ottaa sinuun yhteyttä HatchGrabin käyttöönotosta; teemme näin, koska meillä on oikeutettu etu seurata pyytämääsi esittelyä. Jos valitset kohdan ”Lähetä minulle silloin tällöin vinkkejä ja uutisia HatchGrabilta”, lähetämme sinulle myös silloin tällöin vinkkejä ja uutisia suostumuksesi perusteella; voit perua tilauksen milloin tahansa, eikä kohdan valitsematta jättäminen vaikuta esittelyysi.

Säilytämme myös lataamasi ruokalistan (valokuvan, PDF-tiedoston tai liitetyn tekstin) ja siitä lukemamme ruokalistan. Lähetämme sen Googlen Gemini-palveluun, jotta se voi lukea ruokalajit ja hinnat, ja säilytämme sen voidaksemme tarkistaa, miten hyvin tämä onnistui, ja auttaaksemme sinua, jos päätät ottaa HatchGrabin käyttöön. Se tallennetaan yksityisesti; vain HatchGrabin henkilöstö voi avata sen.

Poistamme esittelyä varten antamasi sähköpostiosoitteen, ruokalistatiedoston ja itse esittelyn, kun esittely vanhenee: 24 tuntia sen luomisen jälkeen tai 14 päivän kuluttua, jos pyydät meitä säilyttämään sen. Jos rekisteröidyt, ruokalistasi siirtyy tiliisi, ja siitä lähtien sovelletaan tilisi tietosuojaehtoja; säilytämme esittelyn tietueen enintään 30 päivää, jotta ruokalista voidaan siirtää, ja poistamme sen sitten.

Säilytämme yksinkertaisia laskureita siitä, kuinka pitkälle esittelyissä edetään, kuten ”esittely luotiin” tai ”tilaus tehtiin”. Ne eivät sisällä sähköpostiosoitetta, eikä niitä voida enää yhdistää sinuun sen jälkeen, kun esittelysi on poistettu.

Esittelyt, jotka valmistelemme ruokarekalle, johon olemme ottaneet yhteyttä, säilytetään enintään 30 päivää, eikä niissä pyydetä sähköpostiosoitetta.

Jos käytät yhteydenottolomakettamme

Jos lähetät meille viestin HatchGrabin verkkosivuston yhteydenottolomakkeella, käsittelemme sen itse: tallennamme viestisi ja antamasi tiedot ja lähetämme ne tiimillemme sähköpostitse Brevon kautta. Käytämme niitä vain vastataksemme sinulle ja säilytämme niitä enintään 24 kuukautta. Lomakkeen väärinkäytön estämiseksi tallennamme viestisi yhteyteen myös tunnistamattomaksi muunnetun version IP-osoitteestasi.

6. Kenen kanssa jaamme tietoja

Käytämme pientä määrää palveluntarjoajia, joista kukin käsittelee tietoja ainoastaan meidän ohjeidemme mukaisesti:

Voimme myös luovuttaa tietoja, jos laki meitä siihen velvoittaa, tai oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi tai puolustamiseksi.

Emme myy henkilötietoja emmekä jaa niitä mainontaa varten.

Kansainväliset siirrot. Tilitietojasi ja tilaustietojasi säilytetään ja käsitellään Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Osa käsittelystä tapahtuu sen ulkopuolella: ruokalistojen tietojen poiminta ja WhatsAppin automaattiset vastaukset, joissa käytetään Googlen palvelua Yhdysvalloissa; WhatsApp-viestien toimittaminen, jonka hoitaa Meta Yhdysvalloissa; maksut, jotka hoitaa Stripe Yhdysvalloissa; sekä push-ilmoitukset, jotka toimittavat Apple ja Google Yhdysvalloissa. Kun tietoja siirretään Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolelle, siirto perustuu Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojan riittävyyttä koskeviin säännöksiin (UK adequacy regulations) tai International Data Transfer Agreement -sopimukseen tai Addendum-lisäykseen (kansainvälistä tiedonsiirtoa koskeva sopimus tai lisäys), jotka tarjoavat asianmukaiset suojatoimet. Voit pyytää meiltä tietoja sovellettavista suojatoimista.

Palvelumme kasvaessa voimme ottaa käyttöön uusia palveluntarjoajia, mukaan lukien tekstiviestipalvelun tarjoajan. Päivitämme tämän luettelon ennen kuin ne aloittavat tietojesi käsittelyn.

7. Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Yrittäjien tilit: niin kauan kuin tili on aktiivinen ja 12 kuukautta sen sulkemisen jälkeen.
• Asiakastietoja sisältävät tilaustiedot: 12 kuukautta, minkä jälkeen asiakkaan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä tilaukseen liitetyt huomautukset (mukaan lukien allergia- tai ruokavaliohuomautukset) poistetaan ja jäljelle jäävät vain anonymisoidut tilaustiedot.
• Keskeneräiset verkkokorttitilaukset (aloitettu mutta ei koskaan tehty): poistetaan vuorokauden kuluessa niiden vanhenemisesta. Jos korttimaksun katevaraus oli vielä voimassa, ne poistetaan vuorokauden kuluessa siitä, kun katevaraus on vapautettu.
• Asiakkaidesi ruokarekalle lähettämät WhatsApp-viestit ja automaattiset vastauksemme: 12 kuukautta.
• Anonymisoidut tilaus- ja myyntitiedot: säilytetään toistaiseksi, jotta ruokarekat säilyttävät myyntihistoriansa. Näitä tietoja ei voida yhdistää takaisin yksittäiseen henkilöön.
• Kirjanpitoaineisto: kuusi vuotta kyseisen tilikauden päättymisestä, kuten Yhdistyneen kuningaskunnan verolainsäädäntö edellyttää.
• Tukeen liittyvä viestinvaihto: 24 kuukautta.
• Tekniset ja tietoturvalokit: 90 päivää.
• Esittelytiedot: 24 tuntia tai 14 päivää, jos pyydät meitä säilyttämään esittelysi; enintään 30 päivää, jos rekisteröidyt sen kautta, tai esittelyissä, jotka valmistelemme ruokarekalle, johon olemme ottaneet yhteyttä (katso kohta 5).

Sähköpostipalveluntarjoajamme säilyttää toimituslokeja rajoitetun ajan oman säilytyskäytäntönsä mukaisesti.

Poistamme tai anonymisoimme tiedot näiden aikojen päätyttyä.

8. Oikeutesi

Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojalainsäädännön nojalla sinulla on oikeus:

• kysyä, mitä henkilötietoja meillä on sinusta, ja saada niistä jäljennös;
• saada virheelliset tiedot oikaistuiksi;
• saada tietosi poistetuiksi tietyissä tilanteissa;
• rajoittaa tietojesi käyttöä tietyissä tilanteissa;
• saada tietosi siirrettävässä muodossa;
• vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa käsittelyä;
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Voit käyttää mitä tahansa näistä oikeuksista lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@hatchgrab.com. Vastaamme kuukauden kuluessa.

Tilin poistaminen. Yrittäjät voivat pyytää tilinsä poistamista sovelluksessa tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@hatchgrab.com. Poistamme tilisi ja henkilötietosi lukuun ottamatta tietoja, joita meidän on säilytettävä kirjanpitoon liittyvistä tai oikeudellisista syistä.

Valitukset. Jos olet tyytymätön siihen, miten olemme käsitelleet tietojasi, voit tehdä valituksen Information Commissioner's Officelle (Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojavaltuutettu) osoitteessa ico.org.uk tai numerossa 0303 123 1113. Toivomme kuitenkin, että saamme ensin mahdollisuuden käsitellä asian.

9. Tietoturva

Suojaamme tietoja siirronaikaisella salauksella, pääsynvalvonnalla, tiivistetyillä salasanoilla ja rajoitetulla ylläpitäjäpääsyllä. Mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen, mutta toteutamme kohtuulliset toimenpiteet ja arvioimme niitä uudelleen palvelun kasvaessa.

10. Lapset

Palvelujamme ei ole suunnattu lapsille. Emme tietoisesti kerää tietoja alle 13-vuotiailta. Jos uskot, että lapsi on antanut meille tietojaan, ota meihin yhteyttä, niin poistamme ne.

11. Tämän selosteen muutokset

Päivitämme tämän sivun, kun käytäntömme muuttuvat, ja muutamme sivun yläreunassa olevan päivämäärän. Jos muutos vaikuttaa sinuun olennaisesti, ilmoitamme siitä sinulle suoraan.

12. Yhteystiedot

HatchGrab Ltd, Rosedale, Bury Road, Wickham Street, CB8 8PD, United Kingdom privacy@hatchgrab.com